Lediga jobb som Arkivassistent i Linköping

Vi söker nu en konsult för ett spännande uppdrag hos en organisation som står inför en större omstrukturering av sitt fysiska arkiv. Uppdraget innebär att du bidrar med din kompetens i gallringsarbete samt andra moment kopplade till flytt och omorganisation av arkivmaterial.

Detta är ett heltidsuppdrag med arbetstider måndag till fredag kl. 07:30–16.00. Uppdraget ska tillsättas omgående och gäller fram till och med 31/12 2025.
Arbetsuppgifter
I rollen kommer du bland annat att arbeta med:

• Gallring av fysiska handlingar i enlighet med gällande lagstiftning och fastställda gallringsbeslut
• Stöd vid nedpackning av akter inför flytt (själva packningen utförs av flyttpersonal)
• Stöd vid uppackning i nya arkivlokaler (uppackning hanteras av flyttpersonal eller verksamheten)
• Handledning och stöd till extrapersonal som deltar i gallringsarbetet

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

• Erfarenhet av praktiskt arkivarbete, särskilt gallring av fysiska handlingar
• Goda kunskaper i arkiv- och sekretesslagstiftning
• Förmåga att arbeta strukturerat, noggrant och självständigt
• Erfarenhet av att handleda eller stötta andra i arkivrelaterade arbetsuppgifter

Meriterande:

• Tidigare erfarenhet av arbete i samband med arkivflytt eller omorganisering
• Erfarenhet av att handleda extrapersonal eller team inom arkivområdet

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet. Du trivs med att arbeta självständigt, är lösningsorienterad och har en god samarbetsförmåga.
Ansökan och kontakt
Har du frågor om tjänsten eller rekryteringsprocessen är du varmt välkommen att kontakta:
?? Sofia Gillberg – [email protected]

Vid tekniska frågor om din ansökan, kontakta vår support:
?? [email protected]
Välkommen med din ansökan – vi ser fram emot att höra från dig! Visa mindre

När du jobbar på länsstyrelsen får du använda din kunskap på landets bredaste myndighet. Länsstyrelsen är statens företrädare i länet och ser till att nationella mål får genomslag. Med hänsyn till regionala förutsättningar gör vi avvägningar mellan olika samhällsintressen. Detta genom samarbete mellan experter inom en rad olika områden och i samverkan med myndigheter, kommuner och organisationer.



På länsstyrelsen skapar vi samhällsnytta och påverkar samhällsutvecklingen, varje dag. Det är ett viktigt uppdrag, ett stort ansvar och en inspirerande möjlighet. Låt din kunskap bli en kraft för Östergötland.







Du kommer tillhöra
Enheten för centraldiariet som ansvarar för diarieföring och arkivverksamhet.

Enheten är Länsstyrelsen Östergötlands väg in till myndigheten och erbjuder förutom expertkunskap kring diarieföring och arkivering, service i form av styrning, stöd, information och råd internt och externt. Tillsammans med övriga enheter på Avdelningen Verksamhetsstöd jobbar vi mot visionen att ”vara ett expertstöd för myndighetens bästa”. Centraldiariets framåtriktade avsiktsförklaring är ”Vi är den registratur som andra länsstyrelser vill vara genom att säkra nutiden för framtiden”. Nu söker vi en person med erfarenhet från liknande arbetsuppgifter i ett annat land inom EU. 

 

Dina arbetsuppgifter
Är diarieföring i begränsad omfattning som stöd och avlastning för registratorsteamet samt arkivvård och digitalisering av äldre arkivmaterial i vårt centralarkiv under ledning av vår arkivarie. Nu söker vi en person med erfarenhet från liknande arbetsuppgifter i ett annat land inom EU. 

 

Ska-krav för tjänsten: 

- Du har minst 5 års erfarenhet av administrativt arbete inom arkiv och registratur i offentlig förvaltning i ett EU-land.
- Du har förmåga att självständigt hantera komplexa uppgifter som hantering av informations- och dokumentflöden.
- Du erfarenhet av att ordna arkivhandlingar analogt.
- Du har god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift och har läst svenska på minst gymnasienivå.
- Du behärskar Office-paketet.
- Du  har erfarenhet från att arbete i andra administrativa system.

 

Med stöd av 4 § Anställningsförordningen kommer vi att utöver kraven ovan, särskilt beakta att den sökande omfattas av en arbetsmarknadspolitisk åtgärd, tex Nystartsjobb, i den här rekryteringen.  

 
Meriterande:
- Om du har erfarenhet av digitalisering av arkivmaterial.
- Om du har erfarenhet av arbete med sekretessbelagda handlingar.

 

Som person är du
Självgående, lösningsfokuserad, resultatinriktad och noggrann. 

Vi kommer att lägga stor vikt vid personlig lämplighet, erfarenhet och kompetens och söker rätt person till vårt team. 

 
Anställningen är en
Särskild visstidsanställning under 12 månader på heltid 100%. Tillträde enligt överenskommelse. 

 

Vill du veta mer kontakta:
Enhetschef Annika Hallgren, tel. 010-223 53 10.

Fackliga företrädare för SACO är Magnus Roback, tel. 010-223 54 89 och för ST är Nina Stenmark, tel. 010-223 53 04.

 

Välkommen med din ansökan

Som du skickar via www.varbi.com. Din ansökan ska ha inkommit senast 23 april, ange ref nr: 7305.

 

 
Läs mer om att jobba hos oss, vår värdegrund och våra förmåner:
https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/jobba-hos-oss.html

Inom staten rekryterar vi efter principen om förtjänst och skicklighet. Det innebär att vi gör en helhetsbedömning och arbetar efter kompetensbaserad rekrytering som en kvalitetssäkring för objektivitet och icke-diskriminering.

Följ oss i sociala medier:
https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/sociala-medier.html

Läs mer om Länsstyrelsen i Östergötland:
https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/om-lansstyrelsen-i-ostergotlands-lan.html

Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därmed ingår samtliga anställda i kris- och krigsorganisationen. Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras innan anställning. 

Så hanterar vi dina personuppgifter:
https://www.lansstyrelsen.se/ostergotland/om-oss/om-webbplatsen/sa-hanterar-vi-dina-personuppgifter.html Visa mindre

Tjänsten är placerad inom Socialförvaltningen som är en av åtta förvaltningar i Linköpings kommun. Socialförvaltningen ansvarar för myndighetsutövning, beställning av insatser och egen regi inom områdena individ- och familjeomsorg, LSS och socialpsykiatri. Vi säkerställer att alla invånare får det stöd som de har rätt till. 

Vill du förbättra vardagen, framtiden och livskvaliteten för Linköpingsborna? Hos oss kan du kombinera viktiga uppdrag med en meningsfull vardag. Välkommen till oss! 

Dina arbetsuppgifter
Du kommer att vara anställd som administratör och ha uppdrag som arkivsamordnare där du förväntas hålla en god ordning i förvaltningens arkiv enligt gällande arkivbestämmelser. Du kommer att ansvara för att lämna ut och ta emot akter från förvaltningen, gallra i fysiska akter och arbeta i vårt ärendehanteringssystem Treserva, Life care och W3D3. I arbetsuppgifterna ingår också att:


• Paketera och leverera akter enligt plan till stadsarkivet för slutförvaring.
• Svara på förfrågningar från både medborgare och myndigheter via mail och telefon.
• Lämna ut underlag på begäran.

Vidare kommer du utgöra ett internt stöd till socialförvaltningens administration där ett arbete pågår att utveckla effektiva och ändamålsenliga arbetsprocesser. I rollen kommer du få vara med på resan mot ett mer digitaliserat arbetssätt och arbeta med att utveckla arbetet kring e-arkiv.

Din arbetsplats
Socialförvaltningen är en ny förvaltning som bildades januari 2024. På Socialförvaltningen arbetar cirka 1500 personer. Just nu pågår arbetet med att forma den nya förvaltningen.

Socialförvaltningens administratörer tillhör avdelningen kvalitét, utveckling och service och består av ca 20 medarbetare som bemannar funktioner såsom diarium, reception, post och annan intern service på förvaltningen. Arbetsplatsen är belägen på Barnhemsgatan 2 i centrala Linköping.

Du som söker
Vi söker dig med lägst gymnasieexamen och har du också en eftergymnasial utbildning inom exempelvis arkivvetenskap eller motsvarande utbildning som arbetsgivaren bedömer som likvärdig, ser vi det som meriterande. Du har tidigare erfarenhet av att ha arbetat som arkivhandläggare, registrator, administratör eller motsvarande roll. Vi ser det som meriterande om du har arbetat inom myndighet och gärna inom social-och omsorgssektorn. Vidare ser vi det även som meriterande om du tidigare arbetat med informationshanteringsplaner och dokument- och ärendehanteringssystemen samt har erfarenhet och kunskaper inom e-arkiv. Vi ser också att du har kunskap gällande lagstiftning inom offentlighet och sekretess och meriterande är om du har kunskap gällande lagstiftning inom SOL och LSS samt erfarenhet av ärendehandläggning inom socialtjänst. För rollen krävs det att du har goda datakunskaper samt mycket god förmåga att uttrycka dig i tal och skrift i svenska språket, då arbetet innebär mycket dokumentation och kommunikation med interna och externa parter.

Vi söker dig som är självgående i ditt arbete och kan strukturera och ta ansvar för dina arbetsuppgifter samtidigt som du kan se till verksamheten och helheten. Du behöver vara noggrann och förstå vikten av att kvalitetstänk. Då vi är en stödfunktion är en förutsättning för rollen att du har god samarbetsförmåga och att du har intresse, vilja och förmåga att ge service till medborgare och medarbetare genom att vara lyhörd och lyssna till deras olika behov. Arbetsplatsen genomgår en förändring till att bli mer digitaliserad så du behöver kunna se möjligheter i förändring och ha lätt för att anpassa dig efter ändrade omständigheter.

Övrig information
När du söker en tjänst i Linköpings kommun registrerar du din ansökan genom inloggning via e-legitimation (såsom BankID eller FrejaID) istället för e-postadress. Saknar du e-legitimation? Vänligen kontakta ansvarig HR-konsult eller chef, så hjälper de dig att registrera din ansökan.

Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100%

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 13743

I denna ansökan bifogar du inget personligt brev

Om Linköpings kommun
Linköping är platsen där du möter framtiden. Här finns en snabbt växande stad med hållbarhet, högteknologi och nytänkande i fokus. Vår stad är en välkomnande och livsvänlig plats. En stad där allt är möjligt.

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill förbättra vardagen, framtiden och livskvalitén för Linköpingsborna. Som arbetsgivare har vi höga ambitioner. Vi arbetar ständigt med att hitta nya vägar för att på bästa sätt möta våra gemensamma utmaningar. Vill du vara med på resan? Visa mindre

Om tjänsten
Nu söker vi för ett konsultuppdrag dig med vissa arkiveringskunskaper till vår kund som är en myndighet i Linköping.

Omfattning: Deltid 50%
Start: 1a oktober
Längd: 2024-12-31, eventuellt längre.

Viss flexibilitet gällande fördelningen av de 50% efter överenskommelse med kunden.

Dina arbetsuppgifter i huvudsak
Arbetsuppgifterna består främst av att leta fram och hämta handlingar från arkivet vid begäran från allmänheten och andra medarbetare.

Eventuellt kan visst arbete med att ordna handlingar i arkivet samt förtecknande av dem förekomma. Arbetet utförs i tre olika arkivlokaler vid universitetet på campus Valla i Linköping. Arbetet kan innebära att man ibland behöver använda stege samt kan behöva lyfta/bära arkivboxar med viss tyngd.

Vem är du?
För att vara aktuell för uppdraget, behöver du uppfylla nedan:

- Du behöver ha goda kunskaper i svenska och behärska engelska.
- God slutledningsförmåga och självständigt kunna efterforska handlingar då handlingarnas placering kan följa olika
strukturer och logiker som inte alltid är självförklarande eller följer en tydlig ordning.
- Gärna någon tidigare erfarenhet inom arkivering
- Minst gymnasieutbildning

Om verksamheten
Tycker du att detta låter som ett uppdrag för dig? Då söker du via länken i annonsen.
Urvalet sker löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan ansökningstiden gått ut.

Välkommen! Visa mindre

När du jobbar på Länsstyrelsen Östergötland påverkar du samhällsutvecklingen, varje dag. Du får använda din spetskunskap på landets bredaste myndighet, i samarbete med andra experter inom en rad olika områden, och i nära samverkan med nationella myndigheter, kommuner, regioner och civilsamhällets organisationer. Dina kunskaper kommer många till del, och du får arbeta både långsiktigt strategiskt och handfast i den östgötska vardagen. I stad och på landsbygd. I länet, i landet, i världen. Att arbeta på Länsstyrelsen Östergötland är ett viktigt uppdrag, ett stort ansvar och en inspirerande möjlighet. Låt din kunskap bli en kraft för Östergötland.



ARBETSUPPGIFTER
Du kommer att tillhöra enheten för Centraldiariet. Enheten för Centraldiariet ansvarar för Länsstyrelsens diarieföring och arkivverksamhet. En viktig uppgift för enheten är att stå för ett samlat verksamhetsstöd för hela Länsstyrelsen och även till allmänheten. Du arbetar i nära samarbete med våra registratorer och får möjlighet att vara en drivande del i ett spännande utvecklingsarbete kopplat till utformandet av en modern arkivorganisation.

KVALIFIKATIONER
Vi vill att du har en pågående akademisk utbildning med arkivvetenskaplig inriktning eller likvärdigt. Utbildningen ska vara på heltid och det är ett krav att du har fullgjort minst 60 högskolepoäng inom området.

Som person är du självgående och noggrann, har hög ansvarskänsla och är nyfiken på att arbeta praktiskt med alla i ett arkiv förekommande arbetsuppgifter.

ÖVRIGT
Länsstyrelsen har en viktig samordnande roll vid samhällsstörningar och därmed ingår samtliga anställda i kris- och krigsorganisationen. Vissa av våra tjänster är säkerhetsklassade vilket innebär att säkerhetsprövning då kommer att genomföras innan anställning. Visa mindre

Om Social- och omsorgsförvaltningen
Social-och omsorgsförvaltningen är en del i välfärdskedjan. Vi bedriver myndighetsutövning samt utreder, planerar och upphandlar vård och omsorg utifrån målgruppernas behov.

Förvaltningen styrs av och svarar på uppdrag av social- och omsorgsnämnd, äldrenämnd samt arbetsmarknadsnämnd.

Vi bedriver en verksamhet med hög tillgänglighet, god kvalitet och rättssäkerhet inom givna ekonomiska ramar. Organisationen utformas så att den har flexibilitet att möta snabba omvärldsförändringar, framtida utmaningar och förändrade politiska prioriteringar.

Vårt arbete ska säkerställa att de som bor i Linköping får det stöd som de har rätt till. Riktningen för vårt arbete finns i vår vision: ”Med mod och handlingskraft möter vi din förmåga och tillsammans skapar vi framtiden!”

Om arbetsplatsen
Social- och omsorgsförvaltningen genomgår just nu en större omorganisation där det pågår en översyn av förvaltningens avdelningar och grupper. Den nya organisationen kommer att bestå av avdelningarna Stab, Barn och unga, Vuxna och Äldre. Social- och omsorgsförvaltningens arkiv kommer att tillhöra Staben som inkluderar all förvaltningsgemensam service, ledning och stöd samt sektorsövergripande arbete. 

Arkivet bemannas av en ansvarig arkivassistent och en administratör.

Arbetsbeskrivning
I rollen som arkivredogörare förväntas du hålla en god ordning i förvaltningens arkiv enligt gällande arkivbestämmelser. Du kommer att ansvara för att lämna ut och ta emot akter från förvaltningen, gallra i fysiska akter och i vårt ärendehanteringssystem Treserva.

I arbetsuppgifterna ingår att paketera och leverera akter enligt plan till stadsarkivet för slutförvaring. Du kommer även svara på förfrågningar från både medborgare och myndigheter samt lämna ut underlag.

Du förväntas också arbeta med att registrera ärenden i vårt ärendehanteringssystem W3D3.

Vidare kommer du utgöra ett internt stöd till social- och omsorgsförvaltningen administration där ett arbete pågår att utveckla effektiva och ändamålsenliga arbetsprocesser.

Då Social- och omsorgsförvaltningen likväl arkiveringen står inför en omorganisation kommer du som arkivredogörare få delta i den utvecklingsresa som pågår vad det gäller nya lokaler, effektivisera processer och digitalisering.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har utbildning inom administration, ekonomi eller arkivering. Det är betydelsefullt om du sedan tidigare har god erfarenhet av administrativt arbete och gärna har arbetat direkt med arkiveringsfrågor, med fördel inom myndighet. Vi kommer också att lägga vikt vid eventuella erfarenheter av registreringsarbete, arbete i ärendehanteringssystem samt erfarenhet och kunskaper inom digitaliserade arkiv.

Eftersom du kommer att jobba med att handlägga ärenden så värdesätter vi god planeringsförmåga och att du kan planera arbetet på ett effektivt sätt.

Då arbetsplatsen genomgår en omorganisaiton så söker vi dig som kan se möjligheter i förändring och har lätt för att anpassa dig efter ändrade omständigheter.

Vi förutsätter att du har god samarbetsförmåga och att du har intresse, vilja och förmåga att ge service till medborgare och medarbetare genom att vara lyhörd och lyssna till deras olika behov.

Information om tjänsten
Tillträde: Enligt överenskommelse

Anställningsform: Tillsvidareanställning

Sysselsättningsgrad: 100 %

Antal lediga befattningar: 1

Ref. nr: 5711


Om Linköpings kommun
Linköping är platsen där du möter framtiden. Här finns en snabbt växande stad med hållbarhet, högteknologi och nytänkande i fokus. Vår stad är en välkomnande och livsvänlig plats. En stad där allt är möjligt.

Nu söker vi dig, som tillsammans med oss vill förbättra vardagen, framtiden och livskvalitén för Linköpingsborna. Som arbetsgivare har vi höga ambitioner. Vi arbetar ständigt med att hitta nya vägar för att på bästa sätt möta våra gemensamma utmaningar. Vill du vara med på resan? Visa mindre

Vi söker en glad och självgående arkivarie och receptionist som även kommer att ta emot kunder på företaget, men även höra av dig till nya potentiella kunder och boka möten samt genomföra dem.
Du har flytande svenska och bra engelska i tal och skrift.
Ett krav för att vara aktuell för tjänsten är att du är en van användare av programmet Excel.
Kan Photoshop eller lik.
Som person är du noggrann, strukturerad och bra på att prioritera. Visa mindre